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清單的實務經驗分享

來源::未知 | 作者:admin | 本文已影響

這幾天忙著搬家,所以文章的更新慢了,但是,在這次搬家的經驗中我有許多的體會。昨天老婆和我說,覺得這次搬家比她想像的輕松,覺得我做了很多的事情。其實,這次的搬家,我確實也投入許多心力,還用了許多時間管理的技巧在上面,才能有更好的成果。我們今天要討論時間管理中任務清單及下一步行動清單的實務操作,我想到了彼得杜拉克曾經說過的一句話“做對的事,比把事情作對更重要”,檢視任務清單,就是幫助我們找出對的事情,接下來才運用下一步清單,把事情作對。找到正確路線了,不論是積極趕路,或者是緩步徐行,都會是在正確的方向上。

  這些想法,我們運用時間管理的工具及方法來落實,我也分享我自己的經驗,讓大家參考。

(1)下一步行動清單

  我目前會利用treo智慧型手機當作收集雜事的收件匣,之后清空收件匣后并加工成行動。但是也有一些小修正,以前我用Diddlebug這個軟體來收集(手寫涂鴉),目前則是直接打字在treo上面作為收件匣,這讓整個建立下一步清單的流程更加行云流水(我會先打字在slap這個軟體,再傳到下一步清單)。

  下一步清單,在時間管理系統扮演的角色就像是推土機,推著我們在已經規劃好的路徑上前進。這并不簡單,因為單單回應我們生活中各種事項就不容易了,更何況還要推動任務及目標。但是建立好下一步清單,提供我們一個整體檢視所有行動的角度,而依照場合批次處理,更可以讓我們節省許多時間,這些多出來的時間,正可以讓我們來執行任務清單上面的事情。

  我寫上一篇“幸福行動家 線上課程(36)我使用palm的經歷”,里面提到我利用Diddlebug來作為收件匣 ,有一位網友“李敖李敖”寫了一段話:

  “treo的錄入效率如此之高,diddlebug這種錄入后還需二次、三次整理的軟件實在是多余。”

  我覺得很有道理,于是嘗試改用直接打字輸入到treo手機的方式來收集,發現真的很方便,也推薦給大家參考。想要建立行云流水的工具使用,單單靠一個人的智慧相當困難,感謝有這們多喜歡時間管理的朋友一起討論,才能讓我們的時間管理系統不論在理論及實務上都能夠持續進步。

(2)任務清單

  也有位網友tycho也回應任務清單的文章說:

  “如果按照twhsi說的只用一張紙的任務清單,這樣會列出一張比較臃腫的任務清單。如果不列,只列母任務一級,太簡單了好像會影響檢視任務的實際效果。”

  這讓我想到,有必要再針對任務清單的工具部份在做說明。因為任務清單的概念,在時間管理的理論上算很新,搭配的工具并不完善,對大家而言也很陌生,以我個人的經驗,我覺得一個好的任務清單管理工具要具備以下兩個條件。

a. 所有的任務一目瞭然:這樣的好處是,可以整體的角度來看所有的任務,產生綜效。

b. 要能管理下一步行動:這包括兩個部份,一個是任務的下一步行動,一個是任務的補充資料,當我們準備下一步行動及資料,等于是預先規劃任務執行,讓我們在推動任務時,能夠更加的順利。

  相對于下一步行動清單有如推土機,需要花上許多時間,在道路上前進。任務清單的角色則有如馬車的駕駛,指出方向,讓馬兒能夠拉著我們往正確方位前進,也因此駕駛的工作十分的重要。時間管理系統中,每周檢視就是為了讓我們至少每周一次好好檢視自己所有的任務,做徹底的思考,修正方向,才能讓我們持續往正確的方 向前進。

  這也回答了網友tycho的問題,只要我們落實做好每周檢視,任務清單的太臃腫就可以刪除一些,太簡單就可以設立一些新目標來執行,配合好自己的每周發生的狀況,調整任務清單即可。

(3)任務的下一步行動

  任務的下一步行動和收件匣的下一步行動,兩者不同,但要整合管理好,卻是要花上一些心思。

  我總共有一個收件匣,兩個清單(下一步行動清單及任務清單),收件匣及下一步清單都在手機上,任務清單則在電腦中。我自己目前的方式是在每周檢視任務清單 后,將下周主要推動的目標放到下一步行動清單中的“本周目標”中,這樣子可以讓我隨時掌控下周的目標,想到要推動的事項,也可以直接在手機上面輸入。

  有些人使用萬用手冊類的紙筆工具,就更方便了,每周檢視任務清單后,將下周目標作為下一步行動清單的一個分類,每天看看每周目標,并可以想出合適的行動去推動。

結語

  整合一下我們這篇文章的重點

下一步行動清單,結合場合的概念,讓各個原本單獨的行動,可以視為一個整體,可以產生綜效的效應(例如打電話一起打,效率及品質都提高)

任務清單中,所有的任務放在一起,可以對多個任務一起作整體考量,也是一種綜效(檢視時常常會產生一些執行目標的好點子)

每周檢視時,我都會訂出下周的主要目標,并放在下一步行動清單中,這幾個目標,也可視為一個整體(周目標),產生綜效效應

我自己在做時間管理初期時,連下一步清單都管不好,但是一步步的進步后,下一步清單就在掌控中了。之后逐漸建立每周檢視的習慣,并管理好任務清單,才真正發現時間管理能對自己有很大的幫助。

  彼得·杜拉克所說“做對的事,比把事情作對更重要”,雖然只有幾個字,卻道破時間管理的重點——時間管理的目的并不是做事情做很快而已(把事情做對),而是要管好周遭的雜事后,讓自己能夠朝著理想及目標持續的前進(做對的事),接下來的文章,我們還會針對任務清單繼續討論,加油。


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